Politique de confidentialité

Politique de conservation et de destruction des renseignements personnels

1. Objectif

La présente politique a pour but d’encadrer la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25).

Lorsque vous utilisez le site internet de Engrenages Spécialisés Inc., vous accepter que Engrenages Spécialisés Inc. puisse recueillir et utiliser certains renseignements personnels conformément à la présente politique. Si vous n’acceptez pas que l’on recueille des informations personnelles à l’utilisation de notre site internet, nous vous demandons de ne pas utiliser notre site. L’utilisateur assume tout risque lié à l’utilisation du site et des liens hyperliens qui s’y trouvent.

2. Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels (information qui permet d’identifier une personne physique) recueillis, conservés et traités par Engrenages Spécialisés Inc. concernant :

• Les employés actuels, passés et potentiels.
• Les clients, fournisseurs, consultants, contractuels ou tout autre individu ayant des relations commerciales avec l’entreprise.

3. Responsabilité

Le responsable de la protection des renseignements personnels chez Engrenages Spécialisés Inc. est chargé de veiller à la mise en œuvre et au respect de cette politique.

Nom du responsable : Laurence Rivard
Courriel : lrivard@engrenagesspecialises.com
Téléphone : (819) 826-3379 poste 107

4.1 Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont collectés aux fins suivantes :

• Gestion des ressources humaines (embauche, évaluation de performance, gestion de la paie, etc.).
• Respect des obligations légales et fiscales.
• Administration des avantages sociaux.
• Respect de nos obligations commerciales avec nos partenaires (fournisseurs, clients, consultants, etc)

Renseignements collectés :

• Nom et prénom, adresse civique, date de naissance, courriel et numéro de téléphone
• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• Coordonnées bancaires
• Historique d’emploi
• Informations médicales, si applicable
• L’information obtenue par l’entremise des témoins (cookies)

À noter que cette liste n’est pas exhaustive et peut être appelée à changer, et ce, sans préavis.

4.2 Collecte des renseignements non personnels

L’utilisation des cookies permet à Engrenages Spécialisés Inc. de compiler des statistiques qui servent à l’analyse du trafic de son site Internet et à la création d’annonces publicitaires.

5. Durée de conservation des renseignements

Les renseignements personnels de nos partenaires commerciaux seront sauvegardés sur notre serveur pour la période que la relation commerciale est active. Six ans après la fin de la relation (dernière achat/vente selon le type de relation), tous les renseignements autre que votre nom légal seront supprimés, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi.

Les renseignements personnels des employés sont conservés pour une durée limitée et définie, conformément aux exigences légales et aux besoins opérationnels.

6. Mesures de sécurité

Engrenages Spécialisés Inc. s’engage à protéger les renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées pour prévenir tout accès, utilisation ou divulgation non autorisée.

Mesures physiques :

• Accès restreint aux bureaux où les renseignements sont conservés.
• Classeurs verrouillés pour les dossiers papier.

Mesures technologiques :

• Pare-feu, antivirus et logiciels de protection.
• Accès limité aux bases de données par des identifiants sécurisés.

Mesures administratives :

• Formation du personnel sur les bonnes pratiques en matière de protection des données.
• Politiques internes régissant l’accès aux données.

7. Droit d’accès et de rectification

Les employés et partenaires commerciaux ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de demander la rectification de toute information inexacte.

• Les demandes d’accès ou de correction doivent être adressées au Responsable de la protection des renseignements personnels.
• L’entreprise s’engage à répondre aux demandes dans un délai maximal de 30 jours.

8. Destruction et anonymisation des données

À la fin de la période de conservation, les renseignements personnels doivent être détruits de manière sécurisée ou anonymisés afin d’empêcher tout accès non autorisé.

9. Transfert de renseignements personnels à des tiers

Si des renseignements personnels sont communiqués à des fournisseurs de services tiers (ex. : traitement de la paie), l’entreprise s’assure que :

• Les tiers offrent des garanties adéquates quant à la protection des renseignements.
• Un contrat de confidentialité est signé pour encadrer l’utilisation des renseignements.

10. Incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, Engrenages Spécialisés Inc. s’engage à :

• Notifier rapidement la Commission d’accès à l’information (CAI) si l’incident présente un risque sérieux de préjudice.
• Informer les personnes concernées et prendre les mesures correctives nécessaires.

11. Mise à jour de la politique

Cette politique sera revue et mise à jour annuellement ou dès qu’un changement important survient dans la législation ou dans les pratiques de gestion des renseignements personnels et ce, sans préavis. Nous vous recommandons de lire attentivement notre Politique et de la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour : 23 mai 2025